Aplikace open-source spisové služby vznikla jako společný projekt organizace OSS Alliance a Ministerstva vnitra ČR s cílem nabídnout obcím a městům v ČR otevřený systém pro splnění zákonných povinností týkajících se vedení spisové služby.

Při vývoji aplikace autoři důsledně dbali na dodržování standardů ISVS, na bezpečnost dat proti ztrátě či zneužití a samozřejmě na jednoduchost uživatelského rozhraní. Díky tomu nečiní ovládání aplikace problémy ani úplným začátečníkům. Celý systém je koncipován tak, aby se zamezilo opakovanému zadávání stejných informací.

Aplikace open-source spisová služba pro veřejnou správu je výkonný nástroj pro vedení spisové agendy organizací veřejné správy v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby v platném znění.

Aplikace je určena především veřejné a státní správě - městům, obcím, archivům a dalším institucím. Nicméně jde o open-source aplikaci a používat ji mohou i jiné subjekty v rámci ČR i zahraničí.

Samotná aplikace je šířena pod licencí EUPL a za používání aplikace neplatíte žádné poplatky. Navíc můžete program libovolně upravovat dle vlastních potřeb, dále jej rozšiřovat nebo napojovat na vaši stávající IT infrastrukturu. Pokud budete potřebovat další služby jako je školení, konzultace nebo pomoc s implementací aplikace, můžete se na nás obrátit.

Aplikaci můžete zdarma získat zaregistrováním na těchto stránkách. Aktuální verze ke stažení je verze 3.3.0 RC1

Spisovka 3

V současné době je k dispozic RC verze (Release candidate). To znamená kandidát na konečnou finální verzi. V tomto stavu se provádí testování funkčnosti aplikace. Tato verze může obsahovat chyby, které nebyly při vývoji nebo interním testování objeveny.
Pokud chcete stabilní verzi, vyčkejte na jeho oficiální vydání, která bude po dokončení testování této RC verze.

Nevadí-li vám možné chyby, které se mohu objevit, pak můžete Spisovou službu instalovat nebo aktualizovat. Budeme rádi, pokud se zapojíte do testování této verze. Jakékoli chyby nebo připomínky můžete vnést do diskusního fóra (viz odkaz výše).

Všeobecné změny:

- přidán nový modul Spisovna (oddělení vyřízených a archivovaných dokumentů/spisů od spisové služby)
- ve spisovně přidána zápůjčka
- přidána výpravna (přes odkaz k odeslání, tisk podacího archu pro balíky i dopisy)
- upraven způsob odeslání (každý kontakt vlastní nastavení, u pošty přidán druh zásilky)
- větší úprava práce se spisy (podrobný výpis, vlastní režie - vlastnictví, předávání, uzavírání/otvírání)
- úprava výpisu
- hromadné operace s dokumenty a se spisy (převzetí, předávání)
- úprava pokročilého vyhledávání (nově formou dialogového okna)
- úprava rychlých filtrů
- vylepšené řazení
- u předaných připojena kromě informace přiděleného i informace o předaném
- přidány našeptávače pro rychlejší práci se subjekty, s uživateli
- rychlejší vytvoření subjektu přímo z detailu dokumentu
- z každé obrazovky možnost tisku normálně i do PDF
- přidány některé nové metadata (číslo doporučeného dopisu, způsob doručení)
- rychlá evidence zprávy přímo při kontrole nových zpráv v epodatelně
- administrace: možnost vyhledávat
- administrace: u subjektů, uživatelů abecední stránkování
- hierarchická organizační jednotka (nadřazené, podřízené složky) + nadřazená složka možnost nahlížet do podřízené složky
- administrace: úprava číselníků (typy a způsoby)
- propracovaná nápověda

Aplikační změny:

- optimalizována databáze
- přidány relace
- oddělené verzování položek (v hlavní pouze aktuální, ostatní v tabulce historii)
- upraven přihlašovací mechanismus pro snadné a individuální možností autentikátoru (vlastní formulář, import uživatelů, lokální/vzdálené přihlašování)
- upraven systém práce s hierarchickou strukturou (rychlejší načítání) - spisy, role, jednotky, spisové znaky
- nový vylepšený debug panel
- opraveny chyby, optimalizace kódu a další

Spisovka 2

V současné době zastaralá verze verze aplikace ve verzi v2.1.4. Splňuje veškeré zákonné požadavky na vedení spisové služby v tzv. omezeném rozsahu - tedy vedení elektronické evidence listinných dokumentů. Tato verze je poslední v této řadě, vývoj byl již ukončen a budou zveřejňovány pouze nutné opravy týkající se např. komunikace s datovými schránkami - změny protokolu apod.

Základní rysy aplikace

1. Bullet Otevřenost aplikace a možnost dalšího rozšiřování (dostupný zdrojový kód)
2. Bullet Jednoduchost uživatelského rozhraní a použitelnosti
3. Bullet Podpora pro datové schránky a elektronickou komunikaci
4. Bullet Modul e-podatelny pro příjem a odesílání e-mailů a datových zpráv
5. Bullet Splnění všech zákonných povinností
6. Bullet Pravidelné aktualizace aplikace
7. Bullet Soulad se zákonem je konzultován přímo s Ministerstvem vnitra ČR, které je partnerem projektu
8. Bullet Nezávislost na operačním systému - systém lze provozovat na Windows, Linuxu i MacOS X
9. Bullet Technická podpora
10. Bullet Svobodný výběr technických partnerů a nezávislost na jednom dodavateli

"Aplikace je v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění a splňuje náležitosti pro řádný výkon spisové služby původců uvedených v § 63 odst. 2 tohoto zákona."