Co je spisová služba

Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba zajišťuje odbornou správu elektronických, listinných, i předmětových dokumentů. Jedná se o správu dokumentů doručených i vlastních. Správa dokumentů probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu.

Problematice spisové služby ve školství je věnována speciální stránka

Naše spisová služba

Aplikace open-source spisové služby vznikla jako společný projekt organizace OSS Alliance a Ministerstva vnitra ČR s cílem nabídnout obcím a městům v ČR otevřený systém pro splnění zákonných povinností týkajících se vedení spisové služby.

Při vývoji aplikace autoři důsledně dbali na dodržování standardů ISVS, na bezpečnost dat proti ztrátě či zneužití a samozřejmě na jednoduchost uživatelského rozhraní. Díky tomu nečiní ovládání aplikace problémy ani úplným začátečníkům. Celý systém je koncipován tak, aby se zamezilo opakovanému zadávání stejných informací.

Aplikace open-source spisová služba pro veřejnou správu je výkonný nástroj pro vedení spisové agendy organizací veřejné správy v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby v platném znění.

Aplikace je určena především veřejné a státní správě - městům, obcím, archivům a dalším institucím. Nicméně jde o open-source aplikaci a používat ji mohou i jiné subjekty v rámci ČR i zahraničí.

Samotná aplikace je šířena pod licencí EUPL a za používání aplikace neplatíte žádné poplatky. Navíc můžete program libovolně upravovat dle vlastních potřeb, dále jej rozšiřovat nebo napojovat na vaši stávající IT infrastrukturu. Pokud budete potřebovat další služby jako je školení, konzultace nebo pomoc s implementací aplikace, můžete se na nás obrátit.

Legislativa

Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn takto: "zajištění odborné správy dokumentů doručených i dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování,oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování,odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností"

Spisovou službu vykonávají zákonem uvedení původci, kteří se rozdělují na veřejnoprávné a soukromoprávné původce. Spisovou službu mají za povinnost vykonávat pouze veřejnoprávní původci, kterými jsou:

  • organizační složky státu
  • ozbrojené síly
  • bezpečnostní sbory
  • státní příspěvkové organizace
  • státní podniky
  • vysoké školy
  • školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“)
  • zdravotní pojišťovny
  • veřejné výzkumné instituce
  • právnické osoby zřízené zákonem

Dále vykonávají spisovou službu také orgány samosprávných celků jako jsou obce a krajské úřady.

Jednotlivé části výkonu spisové služby upravuje vyhláška č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby.

Chod spisové služby u jednotlivých původců se řídí vydaným spisovým řádem, který povinně vydává každý původce.

Formy spisové služby

Spisovou službu lze vykonávat buď v listinné podobě (za použití takzvaných "podacích deníků"), nebo v elektronické podobě za použití elektronického systému spisové služby. Obce, které nejsou určenými obcemi s pověřenou působností mají možnost volby formy výkonu spisové služby. Ostatní původci mají povinnost vykonávat spisovou službu elektronicky. Dokumenty se ve spisové službě evidují s skupinou povinných základních evidenčních údajů.

Tato stránka vznikla na základě informací obsažených v české wikipedii

Kontaktujte nás